Afdelingsmødet
DK Afdelingsmødet
Alle almene boligafdelinger skal ifølge loven afholde mindst ét årligt afdelingsmøde, hvor der stemmes om det kommende års budget for boligafdelingen. Afdelingsmødet er beboerdemokratiets vigtigste forum – det er her, at de beslutninger, som både afdelingsbestyrelse, administration og organisationsbestyrelse skal rette sig efter, bliver truffet.
På afdelingsmødet beslutter du og dine naboer vilkårene for at bo i Morbærhaven. Det kan f.eks. dreje sig om:
- Renoveringer
- Nye køkkener eller badeværelser, som hele afdelingen beslutter og betaler i fællesskab
- Vedligeholdelsesordning
- Husorden
- Aktiviteter for beboerne
På afdelingsmødet skal I også stemme om de forslag, der bliver stillet af enten afdelingsbestyrelsen eller andre beboere, og beslutte, hvem der skal være med i afdelingsbestyrelsen og repræsentantskabet.
Find dagsordener og referater her.
Hvornår afholdes det?
Det ordinære afdelingsmøde (budgetmødet) indkaldes af afdelingsbestyrelsen med mindst 4 ugers varsel, som typisk er anden søndag i september i Morbærhaven.
Det ordinære afdelingsmøde skal afholdes, inden næste regnskabsår begynder. Selve budgettet, en eventuel skriftlig beretning og den endelige dagsorden bliver sendt ud til jer mindst en uge før mødet.
Herudover kan der indkaldes til et ekstraordinært afdelingsmøde – f.eks. hvis afdelingsbestyrelsen finder anledning til det, eller hvis mindst 25% af afdelingens lejere anmoder om det. Et ekstraordinært møde varsles med mindst 2 uger.
Hvem kan deltage og stemme?
Alle myndige beboere i Morbærhaven har adgang til afdelingsmødet, og hver husstand har 2 stemmer, uanset hvor mange personer der bor i husstanden.
Er du fremlejer, kan du hverken deltage i afdelingsmødet eller vælges til afdelingsbestyrelsen.
Hvad kan I bestemme?
Afdelingsmødet godkender afdelingens driftsbudget for det kommende år og får forelagt årsregnskabet. Det er altså JER som beboere, der på mødet beslutter jeres fælles økonomi og den husleje, der skal betales.
Afdelingsmødet kan desuden vælge afdelingsbestyrelsens medlemmer, fastsætte husordenen og beslutte, hvilken vedligeholdelsesordning der skal gælde i afdelingen.
Derfor er afdelingsmødet det absolut vigtigste møde på året! Det er her, jeres fælles fremtid i Morbærhaven bliver bestemt – mød op og gør din stemme gældende.
Kommandovejen er enkel:
Afdelingsbestyrelsen foreslår →
Afdelingsmødet beslutter →
Administrationen/afdelingsbestyrelsen udfører.
Husk, at både afdelingsbestyrelsen og den enkelte beboer kan stille forslag, som der skal stemmes om på mødet.
EN The Department Meeting
By law, all non-profit housing departments must hold at least one annual department meeting, where residents vote on the department’s budget for the coming year. The department meeting is the most important forum in resident democracy. This is where the decisions are made that the department board, the administration, and the organization board must all follow.
At the department meeting, you and your neighbors decide the terms for living in Morbærhaven. This can include things like:
- Renovations
- New kitchens or bathrooms, decided on and paid for collectively by the whole department
- Maintenance scheme
- House rules
- Activities for residents
At the department meeting, you’ll also vote on proposals put forward by either the department board or other residents and decide who should serve on the department board and the representative council.
Find agendas and minutes here.
When is it held?
The ordinary department meeting (the budget meeting) is convened by the department board with at least 4 weeks’ notice, which in Morbærhaven is typically the second Sunday of September.
The ordinary department meeting must be held before the next financial year begins. The budget itself, a written board statement (if one is prepared beforehand), and the final agenda are sent out to you at least one week before the meeting.
In addition, an extraordinary department meeting can be convened – for example, if the department board sees a reason to do so, or if at least 25% of the department’s tenants request it. An extraordinary meeting is announced with at least 2 weeks’ notice.
Who can attend and vote?
All adult residents of Morbærhaven have access to the department meeting, and each household has 2 votes, regardless of how many people live in the household.
If you are a subletter, you can neither attend the department meeting nor be elected to the department board.
What can you decide?
The department meeting approves the department’s operating budget for the coming year and is presented with the annual accounts. In other words, it is YOU as residents who decide your shared finances and the rent to be paid at the meeting.
The department meeting can also elect members of the department board, set the house rules, and decide which maintenance scheme should apply in the department.
That’s why the department meeting is by far the most important meeting of the year! This is where your shared future in Morbærhaven is decided – come along and make your voice heard.
The chain of command is simple:
The department board →
The department meeting decides →
The administration/department board carries it out.
Remember: both the department board and individual residents can put forward proposals for the meeting to vote on.
