Vejledning til kontaktpersoner

Til orientering af nye kontaktpersoner for aktivitetsgrupper i Morbærhaven. Formålet med dokumentet er at give kontaktpersonerne indblik i hvilke områder og arbejdsopgaver der følger med opgaven som kontaktperson. 

Kontaktperson for en gruppe 

Som kontaktperson for en gruppe er der nogle ting man bør gøre sig klart. 

1. Det er kontaktpersonen, som er bindeleddet mellem gruppen og gruppeudvalget. Det betyder, at det er kontaktpersonen, som præsenterer idéer og ønsker fra gruppen til gruppeudvalget. Ønsker og idéer sendes til: gruppeudvalget@aub.dk 
2. Det er kontaktpersonen, som har ansvaret for at berette om eventuelle skader, fejl og mangler i foreningens lokale(r), i det tilfælde, at der er beskadiget eller ødelagt inventar. Eventuelle skader meldes via mail til:
   Hvis der er skade på inventar; gruppeudvalget@aub.dk  
   Hvis der er skade på bygningen; tbg@kollegierneskontor.dk
3. Kontaktpersonen er den, som gruppens medlemmer henvender sig til for at få svar på spørgsmål, internt i gruppen. Det er derfor, som oftest, kontaktpersonen der bestyrer, for eksempel; gruppens Facebook-gruppe. Kontaktpersonen har dog mulighed for at udlicitere arbejdsopgaver der måtte være i gruppen. Det kan for eksempel være, at kontaktpersonen ikke befinder sig i Morbærhaven tit og derfor udliciterer opgaven som nøgleansvarlig til andre medlemmer af gruppen.
4. Hvert år inden midten af august, skal der laves et budgetønske for det kommende år. Budgettet er afgørende for hvor mange penge gruppen har til rådighed i det kommende år. Det kan være penge til reparationer, nyanskaffelser og mad til de gruppemøder, som måtte komme. Derfor er det vigtigt, at der, gennem året, føres regnskab med budgettet og at budgettet afleveres til tiden.
5. Der er arkiveringspligt. Dvs. at kontaktpersonen er ansvarlig for, at kvitteringer for indkøb, en kopi af gruppens vedtægter, daterede referater og dagsordener fra gruppemøder gemmes digitalt. Der skal desuden udformes og/eller opdateres en drejebog over den daglige brug og drift af grupperne. Tip: spørg dig selv hvad du ville ønske nogen havde fortalt dig om gruppen og om at være kontaktperson for gruppen inden du blev det. Dét skal alt stå i drejebogen.  

Indkøb for en gruppe 

Grupper der har en rammebevilling kan bruge denne til at betale for forskellige funktioner/poster i gruppen, fx indkøb af materialer, remedier eller inventar. (Se et eksempel på et budget sidst i guiden).  

I forbindelse med indkøb til en gruppe er der en række små opgaver: 

1. Indkøb gøres på baggrund af et samlet ønske fra gruppen.

   I praksis: 
   Gruppen bliver enige om, hvad de skal have af nyt inventar fx 4 nye pool køer til spillokalet. Gruppen kan vælge at finde et par tilbud i fællesskab eller vælge en eller flere personer til at indhente tilbud. 

Kontaktpersonen er ansvarlig for, at gruppen selv fører regnskab med sit budget og har en kopi af samtlige udlæg/indkøb der er foretaget af gruppen. Disse skal gemmes digitalt og overleveres ifm. til- og fratrædelser af kontaktpersoner. Hav gerne en kopi af årets budget som er tilgængelig for alle gruppens medlemmer således at alle hele tiden kan følge med i gruppens forbrug. 

Kommunikation og SoMe 

Enhver gruppe er forpligtet til at informere om gruppens kontaktperson, mødetidspunkter og aktiviteter, som gruppen afholder.  

Kontaktpersonen eller den udpegede ansvarlige bør være opmærksom på: 

1. at sende indlæg om møder og aktiviteter i gruppen til Beboerkontoret. Det kan være dato og tidspunkt for gruppens næste møde og øvrige begivenheder. Beboerkontoret vil herefter stå for at opdatere kalenderen. 
2. Det er op til hver enkelt gruppe hvor meget de vil promovere sig udover opslag i kalenderen. Mange grupper benytter blandt andet Facebook til at holde daglig kontakt til medlemmer. Ønsker grupperne hjælp til at promovere gruppen eller dennes aktiviteter gennem hjemmesiden eller Morbærhavens forskellige sociale medie-platforme kan man skrive til SoMe-udvalget på some@aub.dk. 

Forbehold 

Ovenstående vejledning og forholdsregler er genstand for forandring. 

Hvis der er nogle spørgsmål så skriv gerne til: gruppeudvalget@aub.dk  

Budget 

Grupperne har hver sit budget – eller rammebevilling – som bliver fastlagt på det årlige afdelingsmøde. 

En gruppe i Morbærhaven har som udgangspunkt ikke noget budget medmindre de søger om det op til afdelingsmødet. 

Det er en god ide, at være klar med et budget for det kommende år i god tid. Deadline er som udgangspunkt 21 dage før afdelingsmødet.  

Budgettet er gruppens økonomiske overblik. Det er her gruppen kan se hvor meget den har brugt og stadig har til rådighed. Det er mest hensigtsmæssigt, at det er kontaktpersonen fra gruppen, som fører budgettet og ligger det nye budget for det kommende år. 

Eksempel på et budget 

Her er et eksempel på hvordan et budget kan se ud år for år. For en god ordens skyld er der sat lidt ekstra tekst på, som forklarer hvad de forskellige rækker og koloner indeholder. Forklaringsteksten er i kursiv. 

Der er, reelt set, ikke mange grænser for hvilke poster man kan have med i sit budget, men for gruppens egen skyld er det bedst at holde det nogenlunde overordnet i benævnelserne. 

I budgettet til afdelingsmødet skal gruppen bare skrive hvad sidste års budget var på og hvad pengene er blevet brugt til, samt hvad de gerne vil have næste år. Der må meget gerne følge en beretning med budgettet når man indsender det til afdelingsbestyrelsen. Beretningerne bringes i indkaldelsen til afdelingsmødet og er ment som en orientering til Morbærhavens beboere om gruppens aktivitet gennem det forgange år og ønsker for det nye.