Vejledning til kontaktpersoner  

Til orientering af nye kontaktpersoner for gruppe under Beboerforeningen Morbærhaven. Formålet med dokumentet er at give kontaktpersonerne indblik i hvilke områder og arbejdsopgaver der følger med opgaven som kontaktperson. 

Kontaktperson for en gruppe 

Som kontaktperson for en gruppe er der nogle ting man bør gøre sig klart. 

  1. Det er kontaktpersonen, som er bindeleddet mellem gruppen og gruppeudvalget. Det betyder, at det er kontaktpersonen, som præsenterer idéer og ønsker fra gruppen til gruppeudvalget. Ønsker og idéer sendes til: gruppeudvalget@aub.dk  

  2. Kontaktpersonen er nøgleansvarlig. Det betyder, at kontaktpersonens beboerkort får nøgleadgang og fungerer derved som nøgle til de lokaler, som gruppen er tildelt. Kontaktpersonen er ligeledes ansvarlig for at give de øvrige medlemmer adgang til gruppens lokaler i henfør til gruppens egne vedtægter.  
    Nøgleadgang gives ved at skrive en mail til: gruppeudvalget@aub.dk  
     
    I denne mail skriver kontaktpersonen hvilken gruppe det drejer sig om, sit navn og efternavn, samt e-mailadresse. Herefter vil kontaktpersonen blive oprettet som kontaktperson og nøgleansvarlig.  
     
    Kontaktpersonen skal derefter møde op hos nøgleudvalget for at få adgang til de lokaler som er tildelt gruppen. Nøgleudvalget kan du finde på beboerkontoret i center 1 (ved Hønen) den anden mandag og sidste onsdag i måneden.  
    HUSK BEBOERKORTET! 

  3. Det er kontaktpersonen, som har ansvaret for at berette om eventuelle skader, fejl og mangler i foreningens lokale(r), i det tilfælde, at der er beskadiget eller ødelagt inventar. Eventuelle skader meldes via mail til:
    Hvis der er skade på inventar; gruppeudvalget@aub.dk  
    Hvis der er skade på bygningen; tbg@kollegierneskontor.dk 

  4. Kontaktpersonen er den, som gruppens medlemmer henvender sig til for at få svar på spørgsmål, internt i gruppen. Det er derfor, som oftest, kontaktpersonen der bestyrer, for eksempel; gruppens Facebook-gruppe. Kontaktpersonen har dog mulighed for at udlicitere arbejdsopgaver der måtte være i gruppen. Det kan for eksempel være, at kontaktpersonen ikke befinder sig i Morbærhaven tit og derfor udliciterer opgaven som nøgleansvarlig til andre medlemmer af gruppen.

  5. Hvert år omkring oktober, skal der laves budget for det kommende år. Budgettet er afgørende for hvor mange penge gruppen har til rådighed i det kommende år. Det kan være penge til reparationer, nyanskaffelser og mad til de gruppemøder, som måtte komme. Derfor er det vigtigt, at der, gennem året, føres regnskab med budgettet og at budgettet afleveres til tiden.

  6. Der er arkiveringspligt. Dvs. at kontaktpersonen er ansvarlig for, at kvitteringer for indkøb, en kopi af gruppens vedtægter, eventuelle indlæg til Fiset, daterede referater og dagsordener fra gruppemøder gemmes digitalt. Der skal desuden udformes og/eller opdateres en drejebog over den daglige brug og drift af grupperne. Tip: spørg dig selv hvad du ville ønske nogen havde fortalt dig om gruppen og om at være kontaktperson for gruppen inden du blev det. Dét skal alt stå i drejebogen.  

Nøgleansvarlig for en gruppe 

Kontaktpersoner for grupper kan vælge at uddelegere opgaven som nøgleansvarlig for gruppen.  

Som nøgleansvarlig har man adgang til gruppens lokaler, hvis gruppen er tildelt lokale(r). Det betyder, at det er nøgleansvarlig, som låser op for medlemmer, som måtte ønske, at benytte eventuelle lokaler, men som endnu ikke er fuldt optaget i gruppen/fået adgang via eget beboerkort.  

Derfor er det vigtigt, at nøgleansvarlig kan varetage opgaven i forhold til at kunne tillade adgang inden for en rimelig tidshorisont. Det anbefales, at gruppens antal af nøgleansvarlig øges proportionelt, i forhold til medlemmer og i takt med gruppens vækst. 

Indkøb for en gruppe 

Grupper der har en rammebevilling kan bruge denne til at betale for forskellige funktioner/poster i gruppen. Det kan være mad og drikke til de gruppemøder, arbejdsdage o.lign. Det kan være til indkøb af materialer, remedier eller inventar. Det kan være til ture og oplevelser samt så meget andet. (Se et eksempel på et budget sidst i guiden).  

I forbindelse med indkøb til en gruppe er der en række små opgaver: 

  1. Indkøb af nyanskaffelser, drikkevarer osv. gøres på baggrund af et samlet ønske fra gruppen. 
     
    I praksis: 
    Gruppen bliver enige om, hvad de skal have af nyt inventar fx 4 nye pool køer til spillokalet. Gruppen kan vælge at finde et par tilbud i fællesskab eller vælge en eller flere personer til at indhente tilbud. 

    Anbefaling:  
    Find tilbuddene på nettet; kopier URL/HTML-adressen og send linket til jer selv i en mail. Så kan I hurtigt finde tilbuddet igen.

  2. Køb kan foretages med udlæg i private midler. Ved udlæg skal kontaktpersonen efterfølgende møde op på beboerkontoret i deres åbningstid (Man- og onsdag kl 19-20, lørdag kl 14-15) for at få sit udlæg refunderet.  
     
    I praksis: 
    Kvittering af køb skal underskrives af kontaktperson samt mindst 1 andet medlem af gruppen. Kontaktperson og medlems fulde navn og lejl.nr. skal desuden fremgå på kvitteringen. Den underskrevne kvittering afleveres til personalet på beboerkontoret der registrerer udgiften på gruppens budget. Udlæg kan kun udbetales til registrerede udbetalingsbevilgede. Udlæg på el. under 500 kr. kan udbetales kontant, mens udlæg på mere end 500 kr. udbetales via bankoverførsel.

  3. Køb kan også foretages ved faktura/regning – såfremt det er en mulighed hos forhandleren – eller betaling via bankoverførsel hos forhandlere kontorudvalget har forhåndsgodkendt.  

    I praksis: 
    Ved fakturabetaling skal fakturaen, ligesom kvitteringen ifm. udlæg, underskrives af kontaktperson samt mindst 1 andet medlem af gruppen. Kontaktperson og medlems fulde navn og lejl.nr. skal fremgå på fakturaen. Den underskrevne faktura afleveres til personalet på beboerkontoret der registrerer udgiften på gruppens budget. Fakturaen vil herefter blive behandlet og betalt af kontorudvalget.  

    Ved betaling via bank overførsel skal kontaktpersonen i første omgang forhøre sig om hvorvidt en forhandler er eller kan godkendes mhp. betaling via bankoverførsel. Det sker ved henvendelse hos kontorudvalget via mail til
    kontorudvalget@aub.dk. 
    Såfremt forhandleren er eller kan godkendes, skal kontaktpersonen og mindst 1 andet medlem af gruppen møde op på en af kontorudvalgets åbningsdage hvor bestilling af varen vil blive foretaget vha. kontorudvalgets personale.  
    Kontorudvalget kan findes på beboerkontoret 1. og 3. onsdag i måneden. 

Kontaktpersonen er ansvarlig for, at gruppen selv fører regnskab med sit budget og har en kopi af samtlige udlæg/indkøb der er foretaget af gruppen. Disse skal gemmes digitalt og overleveres ifm. til- og fratrædelser af kontaktpersoner. Hav gerne en kopi af årets budget som er tilgængelig for alle gruppens medlemmer således at alle hele tiden kan følge med i gruppens forbrug. 

Kommunikation- og SoMe-ansvarlig 

Kontaktpersoner for grupper kan vælge at uddelegere opgaven som kommunikation- og SoMe ansvarlig for gruppen.  

Enhver gruppe er gennem Morbærhavens vedtægter forpligtet til at informere om gruppens kontaktperson, mødetidspunkter og aktiviteter, som gruppen afholder eller deltager i, i Det Sædvanlige Fis.  

Kontaktpersonen eller den udpegede ansvarlige bør være opmærksom på: 

  1. at sende indlæg om hvad der foregår i gruppen til Det Sædvanlige Fis. Det kan være indlæg om ny kontaktperson, dato og tidspunkt for gruppens næste møde og øvrige begivenheder. Det er derfor vigtigt at holde sig orienteret om hvornår der er deadline for indlæg til Det Sædvanlige Fis.

    Du finder deadline for indlæg til Det Sædvanlige Fis på side 2 i Det Sædvanlige Fis.

  2. Det er op til hver enkelt gruppe hvor meget de vil promovere sig udover de påkrævede indlæg til Fiset. Mange grupper benytter blandt andet Facebook til at holde daglig kontakt til medlemmer. Ønsker grupperne hjælpe til at promovere gruppen eller dennes aktiviteter gennem hjemmesiden eller Morbærhavens forskellige sociale medie-platforme kan man skrive til SoMe-udvalget på some@aub.dk. 

Forbehold 

Ovenstående vejledning og forholdsregler er genstand for forandring. Forandringer vil blive annonceret gennem Det Sædvanlige Fis og direkte på mail til gruppernes kontaktpersoner.

Hvis der er nogle spørgsmål så skriv gerne til: gruppeudvalget@aub.dk  

Budget 

Grupperne har hver sit budget – eller rammebevilling – som bliver fastlagt på generalforsamlingen 2. søndag i november. 

En gruppe i Morbærhaven har som udgangspunkt ikke noget budget medmindre de søger om det op til generalforsamlingen. 

Det er en god ide, at være klar med et budget for det kommende år i god tid. Deadline er som udgangspunkt 14 – 21 dage før generalforsamlingen.  

Budgettet er gruppens økonomiske overblik. Det er her gruppen kan se hvor meget den har brugt og stadig har til rådighed. Det er mest hensigtsmæssigt, at det er kontaktpersonen fra gruppen, som fører budgettet og ligger det nye budget for det kommende år. 

Eksempel på et budget 

Her er et eksempel på hvordan et budget kan se ud år for år. For en god ordens skyld er der sat lidt ekstra tekst på, som forklarer hvad de forskellige rækker og koloner indeholder. Forklaringsteksten er i kursiv. 

Poster 

År/budget 

Aktuelt forbrug 

Indestående/dato 

Noter til forbrug 

  

  

  

  

  

Bladgruppen 

2022 

Forbrugt 

Indestående/dato 

Noter 

  

  

  

  

  

Trykning af blad 

50.000 

39.623,40 

10.376,60(24/10) 

  

Småanskaffelser 

4.000 

3.904,10 

95,90(24/10) 

  

Fortæring/mødebevilling 

12.000 

9.236,16 

2.763,84(24/10) 

  

Udflugt 

3.000 

3.000 

0,00(24/10) 

  

  

  

  

  

  

I alt 

69.000 

55.763,66 

13.236,34(24/10) 

  

  

Der er, reelt set, ikke mange grænser for hvilke poster man kan have med i sit budget, men for gruppens egen skyld er det bedst at holde det nogenlunde overordnet i benævnelserne. 

Ansøgning om rammebevilling til generalforsamlingen 

Det budget, som ville skulle afleveres til 2023 kunne således se ud som følger.   

Bladgruppen 

2023 Budget 

2022 Budget 

2022 status (dato) 

  

  

  

  

Trykning af blad 

50.000 

50.000 

10.376,60(24/10) 

Småanskaffelser 

4.000 

4.000 

95,90(24/10) 

Fortæring/mødebevilling 

12.000 

12.000 

2.763,84(24/10) 

Udflugt 

3.000 

3.000 

0,00(24/10) 

  

  

  

  

I alt 

69.000 

69.000 

46.800 

  

I budgettet til generalforsamlingen skal gruppen bare skrive hvad sidste års budget var på, samt hvad de gerne vil have næste år. Der må meget gerne følge en beretning med budgettet når man indsender det til afdelingsbestyrelsen. Beretningerne bringes i indkaldelsen til generalforsamling og er ment som en orientering til beboerforeningens øvrige medlemmer, om gruppens aktivitet gennem det forgange år og ønsker for det nye. 

(Se eksempler på beretninger i tidligere udgaver af generalforsamlingsindkaldelse).